Organiser jeres team inbox

FocalScope fælles email ticket foldere giver jeres medarbejdere mulighed for at arbejde side om side i den fælles indbakke uden at skulle bekymre sig kollegaernes aktiviteter. I tilfælde hvor to eller flere medarbejdere forsøger at besvare den samme email samtidig, så vil FocalScope give en advarsel. I kan oprette email mapper og undermapper for at få beder overblik. I kan tildele prioritet til de enkelte email tickets i system samt tildele ansvarlig agent. I kan sætte ticket on-hold for senere opfølgning. I kan flytte tickets til andre afdelinger og mapper. Oplev alle fordelene ved FocalScope.

Email vises som en tråd

For at forbedre effektiviteten og give medarbejderne et hurtigere overblik over hele email korrespondancen, så vil alle emails relateret til samme ticketnummer blive fremvist i form af en email tråd. Flytning af en ticket fra en mappe til en anden er let og elegant. Med musen kan man drag & drop og hele email tråden vil følge efter. I de tilfælde hvor en nyankommen email tilhørende en allerede afsluttet ticket, så vil FocalScope genåbne ticket med hele historikken synlig.

Opret en smart email signatur

I FocalScope kan I nemt importere jeres eksisterende signaturer fra Microsoft Outlook eller andre email programmer. I har også mulighed for at oprette jeres egne signaturer inde i FocalScope. Vi giver jer mulighed for både at have personlige signaturer og gruppe signaturer. For gruppe signaturer har vi indbygget dynamiske felter, som vil blive sammenflettet i signatur, når email besvares. Dette gør det nemt og I skal således vedligeholde færre signaturer. De dynamiske felter som kan flettes ind i signatur er: medarbejdernavn, titel, telefonummer, billede, chat link med videre.

Personlige email konti

Vi giver jer valgmuligheder. I kan lade jeres medarbejdere benytte FocalScope til fælles email konti, men også til deres personlige email konti. Således kan I have det hele samlet i en platform og medarbejderne undgår at skulle skifte frem og tilbage mellem Outlook og FocalScope. I FocalScope kan I oprette ubegrænset antal af email konti, både fælles og personlige. For hver enkel email konto i system kan I tilknytte en tilhørende signatur. FocalScope er bygget til kunne håndtere flere brands i en og samme applikation.

Opret email regler

Alle emails som ankommer i FocalScope kan automatisk blive scannet for nølgeord i både fra adressen, til adressen, emnefelt og email brødteksten. Som resultat er det muligt at prioritere emails, flytte emails til bestemte mapper, farvekode emails samt tildele emails til bestemte medarbejdere. Email regler i FocalScope kan blive aktiveret for både personlige og fælles email indbakker. Vi har desuden en detaljeret aktivitetslog for hver enkelt ticket, så der er sporbarhed i system. For at give medarbejderne maksimalt fleksibilitet, så kan tickets også flyttes manuelt eller omprioriteres. Vi gemmer af samme årsag også en aktivitetslog for hver medarbejder.

Agent-til-agent chat

FocalScope er et smart værktøj til chat og samarbejde. Ved hjælp af FocalScope agent-til-agent chat funktion, kan medarbejderne nu chatte direkte samme i FocalScope. Al chat historikken relateret til en bestemt email vil automatisk blive gemt på den pågældende ticket. Ved at bruge FocalScope agent-til-agent chat kan I spare tid og gøre arbejdet nemmere for jeres medarbejdere. Jeres medarbejdere kan også live chatte med besøgende på jeres website.

Analyser data i Microsoft Excel

Benyt Microsoft Excel Pivot Tables til at analysere data

Vi har udviklet en robust data forbindelse mellem FocalScope og Microsoft Excel, så I nemt kan analysere jeres live data i Excel. Vi har prædefineret et komplet sæt af Microsoft Excel rapporter i FocalScope, som opfylder rapporteringsbehov hos de fleste kunder. Vi har rapporter, som viser behandlingstiderne for tickets og kundernes ventetider. I kan desuden måle svartider på emails samt jeres SLA tider. I kan analyse og sammenligne produktivitet hos medarbejderne. Endvidere kan I se en fordeling af antal email besvarelser pr ticket. I kan kopier og tilrette rapporterne til jeres egne behov. I kan også få rapporterne tilsendt til jeres indbakke helt automatisk.