Giv bedre support med email ticketing
Strømlin jeres kundeservice med email ticket system fra FocalScope
PRØV GRATIS DEMO
24

Pending Tickets

98

SLA %

28

Online Agents

435

Tickets Completed

Organiser jeres team inbox

Giv bedre kundeservice med FocalScope

FocalScope fælles email ticket foldere giver jeres medarbejdere mulighed for at arbejde side om side i den fælles indbakke uden at skulle bekymre sig kollegaernes aktiviteter. I tilfælde hvor to eller flere medarbejdere forsøger at besvare den samme email samtidig, så vil FocalScope give en advarsel. I kan oprette email mapper og undermapper for at få beder overblik. I kan tildele prioritet til de enkelte email tickets i system samt tildele ansvarlig agent. I kan sætte ticket on-hold for senere opfølgning. I kan flytte tickets til andre afdelinger og mapper. Oplev alle fordelene ved FocalScope.

Email vises som en tråd

Få overblik i indbakken med FocalScope email tråd

For at forbedre effektiviteten og give medarbejderne et hurtigere overblik over hele email korrespondancen, så vil alle emails relateret til samme ticketnummer blive fremvist i form af en email tråd. Flytning af en ticket fra en mappe til en anden er let og elegant. Med musen kan man drag & drop og hele email tråden vil følge efter. I de tilfælde hvor en nyankommen email tilhørende en allerede afsluttet ticket, så vil FocalScope genåbne ticket med hele historikken synlig.

Opret en smart email signatur

Få en professionel signatur med FocalScope

I FocalScope kan I nemt importere jeres eksisterende signaturer fra Microsoft Outlook eller andre email programmer. I har også mulighed for at oprette jeres egne signaturer inde i FocalScope. Vi giver jer mulighed for både at have personlige signaturer og gruppe signaturer. For gruppe signaturer har vi indbygget dynamiske felter, som vil blive sammenflettet i signatur, når email besvares. Dette gør det nemt og I skal således vedligeholde færre signaturer. De dynamiske felter som kan flettes ind i signatur er: medarbejdernavn, titel, telefonummer, billede, chat link med videre.

Personlige email konti

Brug FocalScope til alle jeres email konti

Vi giver jer valgmuligheder. I kan lade jeres medarbejdere benytte FocalScope til fælles email konti, men også til deres personlige email konti. Således kan I have det hele samlet i en platform og medarbejderne undgår at skulle skifte frem og tilbage mellem Outlook og FocalScope. I FocalScope kan I oprette ubegrænset antal af email konti, både fælles og personlige. For hver enkel email konto i system kan I tilknytte en tilhørende signatur. FocalScope er bygget til kunne håndtere flere brands i en og samme applikation.

Opret email regler

Automatisk sorting af emails i FocalScope

Alle emails som ankommer i FocalScope kan automatisk blive scannet for nølgeord i både fra adressen, til adressen, emnefelt og email brødteksten. Som resultat er det muligt at prioritere emails, flytte emails til bestemte mapper, farvekode emails samt tildele emails til bestemte medarbejdere. Email regler i FocalScope kan blive aktiveret for både personlige og fælles email indbakker. Vi har desuden en detaljeret aktivitetslog for hver enkelt ticket, så der er sporbarhed i system. For at give medarbejderne maksimalt fleksibilitet, så kan tickets også flyttes manuelt eller omprioriteres. Vi gemmer af samme årsag også en aktivitetslog for hver medarbejder.

Agent-til-agent chat

Oplev fordelen ved FocalScope chat!

FocalScope er et smart værktøj til chat og samarbejde. Ved hjælp af FocalScope agent-til-agent chat funktion, kan medarbejderne nu chatte direkte samme i FocalScope. Al chat historikken relateret til en bestemt email vil automatisk blive gemt på den pågældende ticket. Ved at bruge FocalScope agent-til-agent chat kan I spare tid og gøre arbejdet nemmere for jeres medarbejdere. Jeres medarbejdere kan også live chatte med besøgende på jeres website.

Email svar templates

Giv hurtigere svar til kunderne med svar templates

Opret foldere i FocalScope til at indeholde jeres email svar skabeloner. Fordelen ved at benytte svar skabeloner er, at medarbejderne hurtigere kan svare kunderne på gængse spørgsmål. Det er nemt at oprette email svar templates, som også understøtter sprogstyring.
Dynamiske felter som SLA tid, ansvarlig agent, ticket nummer og status kan automatisk kommunikeres til kunderne via autosvar emails i FocalScope.

Email svar templates FocalScope
Ubegrænset antal email svar templates
Dynamiske felter
Autosvar med sprogstyring
Genvejstaster til svar templates

Gør arbejdet nemt for medarbejderne !

Opnå bedre kundetilfredshed og produktivitet med FocalScope

Undgå agent kollision

Denne funktion søger for, at der kun er en medarbejder på sagen ad gangen. Hvis flere medarbejdere forsøger at besvare samme email samtidigt, så kommer det en advarsel.

Interne noter på tickets

FocalScope åbner mulighed for at medarbejderne på nem vis kan tage noter på den enkelte ticket. Dette er ikke synligt for kunderne, men vises kun som en intern note på sagen. Det er smart.

Ticket aktivitetslog

Ticket aktivitetslog giver jer en perfekt sporbarhed i FocalScope. System logger automatiske alle aktiviteter for både medarbejderne og tickets. Se alle aktiviterne med et enkelt klik.

Planlæg gentagende tickets

I har måske daglig, ugentlige eller månedlige opgaver, som skal løses af jeres medarbejdere. Det har vi gennemtænkt i FocalScope ved, at I kan oprette gentagende tickets automatisk via en kalendar.

Global søgning

Den fleksible søgefunktion i FocalScope er i helt suveræn og ultra hurtig. I kan søge på nøgleord på tværs af mapperne og brugerne i hele FocalScope databasen. Det bliver ikke nemmere at finde emails.

Opslag af kundedata

Uden nogen form for programmering kan I foretage opslag i ERP og CRM systemer direkte i FocalScope. Med et enkelt klik kan medarbejderne se kundedata som indlæses fra jeres ERP og CRM system.

Opret personlige views

Hver medarbejder kan nemt tilpasse skærmbilleder og filter-indstillinger for hver folder i system til deres personlige præference. Man kan også tilføje bogmærker for hurtigadgang.

Træning af ny medarbejder

Når en ny medarbejder er under oplæring, så vil alle besvarelserne følge en godkendelsesproces for denne bruger. Det er for at sikre en høj kvalitet i alle emails.

Fortryd knap

Vi har tilføjet en fortryd knap i FocalScope, så det er nemt for medarbejderne at fortryde og tilbageføre fejl. Det er smart og jeres medarbejdere vil elske det.

Tildel kategories

I kan tilføje kategorier til tickets i FocalScope. På den måde kan I nemt kategorisere henvendelserne, så det er nemt at fremsøge tickets samt foretage rapportering.

Påmindelse ved opfølgning

Gør det nemt for jeres medarbejdere at følge op med kunderne. Vi har indbygget en pop up påminelse i FocalScope, så I husker opfølgning på de vigtige tickets.

Tilret ticket status

Som standard tilbyder FocalScope 4 typer af ticket status: åben, genåbnet, opfølgning og lukket. I kan desuden udvide status med jeres egne fleksible statuskoder.

Produktivitet

Automatisk email adresse

Udsend email i batch

Drag & Drop vedhæftede filer

Sammenflet og split tickets

SPAM Filter

Stavekontrol

Web teknologi

30+ sprog

IMAP, POP3 & SMTP

Bruger adgangskontrol

Benyt AD ved login

Apps og integration

Bygget på Microsoft SQL

Fleksible Priser

Prøv 30 dage gratis med ubegrænset antal medarbejdere. Kontakt os nu for at høre mere!

Se Priser

Målbar SLA-tider

Få medarbejderne til at besvare email indenfor SLA-tiden

SLA funktioner FocalScope
Ubegrænset antal SLA politikker
SLA tider og SLA kalendere
Definer SLA målpunkter for kunder, kundegrupper og folderer
Få SLA påmindelser
Se SLA resultater i rapportering

Få jeres medarbejdere til at arbejde effektiv og besvar emails baseret på SLA prioriteter. FocalScope tilbyder, at I kan definere SLA prioriteter baseret på kundetype og vigtigheden af ticket. FocalScope hjælper jer med at besvare emails hurtigt og sikkert.

Hurtigere svar til kunderne

Kunderne ønsker ikke at vente!

Som følge af mobiltelefoner har jeres kunder altid let adgang til emails. Derfor forventer kunderne hurtigt svar på deres henvendelser. Hvad er hurtig svartid? Det er et godt spørgsmål og afhænger af hvilken branche man taler om. Faktum er, at jeres kunder konstant forventer hurtigere svar på deres henvendelser.
Hos FocalScope er vi stærkt overbeviste om, at hurtig besvarelse af emails er nøglen til høj kundetilfredshed. Derfor lad FocalScope helpdesk system hjælpe jer med at reducere svartiderne og måle resultaterne.

Email ticket besvaret indenfor 2 timer 0
Email ticket besvaret indenfor 6 timer 0
Email ticket besvaret indenfor 24 timer 0
Email ticket besvaret indenfor 48 timer 0

Besvar de vigtigste email først

Email tickets kan automatisk blive fordelt til medarbejderne og afdelinger baseret på kø setup.

Definer prioritetskøer, fordelingskøer og skill-baseret køer for at give optimal kundeservice.

Automatisere fordeling af tickets med FocalScope køsystem.

FocalScope’s prioritetskø vil automatisk udvælge de emails som kvalificerer som prioritetstickets. Disse email tickets vil blive fordelt til medarbejderne først. I kan benytte email regler til at scanne emails som skal kvalificere som prioritetstickets. Udvægelsen af prioritetstickets kan også foregå ud fra kundens navn og type. FocalScope hjælper jer med at have fokus på at behandle de vigtigste kunder og email først.

FocalScope fordelingskø er optimeret til at fordele email tickets til medarbejderne baseret på først ind først ud princip. Hvis en medarbejder ikke besvare email indenfor den anlagte tid, så kan FocalScope automatisk omfordele den pågældende ticket til en anden ledig medarbejder, så kunden ikke skal vente. Denne omfordeling vil blive dokumenteret i ticket aktivitetshistorikken.

Formålet med skill-baseret kø i FocalScope er, at fordele de forskellige typer af email tickets fra kunderne til de rigtige medarbejdere og afdelinger. Denne fordelingsmetode kan omfatte fordeling i forhold til sprog, henvendelsestype, vigtigheden af ticket samt andre brugerdefineret parametrer. Denne køtype vil i størst muligt omfang fordele tickets ligeligt og fair blandt medarbejderne.

Analyser data i Microsoft Excel

Benyt Microsoft Excel Pivot Tables til at analysere data

Vi har udviklet en robust data forbindelse mellem FocalScope og Microsoft Excel, så I nemt kan analysere jeres live data i Excel. Vi har prædefineret et komplet sæt af Microsoft Excel rapporter i FocalScope, som opfylder rapporteringsbehov hos de fleste kunder. Vi har rapporter, som viser behandlingstiderne for tickets og kundernes ventetider. I kan desuden måle svartider på emails samt jeres SLA tider. I kan analyse og sammenligne produktivitet hos medarbejderne. Endvidere kan I se en fordeling af antal email besvarelser pr ticket. I kan kopier og tilrette rapporterne til jeres egne behov. I kan også få rapporterne tilsendt til jeres indbakke helt automatisk.

Dashboard og Analyse

Få real-time data opdatering med dashboards. I kan måle effektivitet hos medarbejderne samt se email trafikken. I kan definere målsætninger og få tilhørende advarsler omkring afvigelser.

Opret jeres egne dashboards

I kan udvælge jeres fortrukne dashboards i FocalScope. I kan også tilrette dashboards og templates, så jeres behov er opfyldt. Det er nemt og det er i real-time.

Del dashboards med organisationen

Vi forstår vigtigheden af at dele jeres data og resultater med hele organisationen. Derfor kan i dele dashboards med andre afdelinger. Det kræver ingen ekstra licenser.

Download FocalScope App

Vær online i FocalScope når I er på farten. FocalScope tilbyder en gratis app til både Android og iPhone. Direkte fra mobil app kan jeres medarbejdere tildeles tickets, besvare emails og tilføje interne noter. FocalScope app giver jer også notifikationer samt synkronisering.
FocalScope har også en web-baseret version, således at I kan tilgå jeres FocalScope helpdek system fra enhver browser på Mac, Pc eller andre mobilenheder.

ssapp-home-image-10b-gray

Få optimeret jeres kundeservice med FocalScope

FocalScope er et smart kundeservice system til håndtering af tickets for alle kommunikationskanaler. I kan måle SLA tider samt give bedre support til jeres kunder.

FocalScope Help Desk Software: 5/5 stjerner - 17 anmeldelser
PRØV GRATIS DEMO Se Priser