Streamlin Ihren Kundenservice mit
E-Mail-Ticketing

Benutzerfreundliches und robustes E-Mail-Ticketing-System, mit dem Sie E-Mails priorisieren, vertreiben und verarbeiten können. FocalScope macht das Kundenerlebnis durchgehend besser.

Kommen Sie zu uns, wenn Sie einen Berg mit E-Mails erhalten

Smarter-Handling-E-Mails

Geben Sie jedes Mal den ersten-Klassenservice

In FocalScope werden neue E-Mails automatisch eine Ticketnummer vergeben und alle zugehörigen E-Mails werden automatisch in Form eines E-Mail-Threads „verknüpft“. Die gängigen E-Mail-Broschüren im System bedeuten, dass Ihre Mitarbeiter effektiv nebeneinander arbeiten können, um das perfekte Kundenerlebnis zu schaffen.

In Bezug auf die Antwort auf die Anfrage des Kunden sind die Agenten mit einer ganzen Palette von Funktionen ausgestattet, die den Alltag erleichtern. Dies sind schnelle E-Mail-Vorlagen, interne Notizen und nicht zuletzt die universelle Kundenkarte von FocalScope, die dem Mitarbeiter einen umfassenden Überblick über die Geschichte und Aktivitäten des Kunden gibt.

Die Agenten können auch E-Mail-Tickets sammeln oder teilen, deren Anforderungen entstehen. Und es ist einfach, über die interne Chat-Funktion zwischen den Agenten zusammenzuarbeiten, bei denen der Chat-Historie mit einer bestimmten E-Mail automatisch auf diesem Ticket gespeichert wird.

Automatisieren Sie Ihre Workflows

Optimierung des Kundendienstes

Mit der intelligenten Regeln und der Warteschlangenstrategie von FocalScope wird jedes E-Mail-Ticket automatisch an den richtigen Agenten auf der Grundlage von Priorität, „Skills-Set“, Zugänglichkeit und einer Reihe anderer Parameter verteilt. Es spart Zeit und Sie vermeiden manuelle Sortierung und Verteilung in den gängigen Posteingängen.

Mit FocalScope können Sie auch Ihre E-Mail-Swing-Zeiten über SLA-Setup-und Service-Zeiten einhalten. Sie können beispielsweise E-Mail-Regeln festlegen und Erinnerungen in Bezug auf Ihre Servicezeiten erhalten, wenn sich die Verarbeitungszeit „Frist“ nähert. In ähnlicher Weise können die fraglichen E-Mails auch in einem virtuellen SLA-Ordner angezeigt werden.

Ihre Teamleiter sind mit Live-Dashboards und Berichten ausgestattet, um Engpässe zu identifizieren, die Zeitpläne und die Anforderungen des Agenten-Trainings anzupassen. Basierend auf über 70 Microsoft Excel-Berichten „Best Practice“ können Teamleiter problemlos Einblicke in den E-Mail-Verkehr, die Produktivität der Agenten und die Kundenzufriedenheit erhalten.

Download FocalScope mobile app

Eine Gesamt-IT-Plattform für Desktop und Mobile

FocalScope ist so konzipiert, dass sie in Webbrowser, Desktop-App und mobiler App ausgeführt werden können, damit Ihre Agenten während der Arbeit im Büro, von zu Hause oder unterwegs auf alle Ihre Kanäle zugreifen können.

Die FocalScope-App wird kostenlos auf Android-und iPhone-Mobiltelefone heruntergeladen. Direkt aus FocalScope Mobile App können Agenten E-Mails beantworten, Tickets schließen, interne Notizen hinzufügen und mehr. Es ist auch möglich, Erinnerungen auf dem Mobiltelefon an wichtige E-Mails zu erhalten, die Follow-up erfordern.

Die Serviceabteilung

On-Team-Tickets

Durchschnittliche Reaktionszeit (min.)

Online-Agenten

%

SLA-compliance

FocalScope ist „Go-to“-Software auf dem Markt für Ticket-und Helpdesk-Systeme.

Brian H.
Direktor, Copenhagen Air Experience

Moderne Kundendienstplattform für alle

Die E-Mail-Ticket-Software von FocalScope wird ständig mit neuen Funktionen aktualisiert, die Sie lieben werden.

Kundenkarte

Erhalten Sie eine 360-Grad-Sicht auf Kundeninteraktionen über Ihre Kanäle hinweg: E-Mail, Live-Chat, Telefonie und soziale Medien. FocalScope sammelt alle Aktivitäten für jeden Kunden.

Warteschlangenstrategie

E-Mail-Tickets können basierend auf der Warteschlangenstrategie automatisch an Agenten und Abteilungen verteilt werden. Definieren Sie Prioritätswarteschlangen, Verteilungswarteschlangen und fertigkeitsbasierte Warteschlangen, um einen optimalen Kundenservice zu bieten.

Servicezeiten

Holen Sie sich eine helfende Hand über FocalScope SLA, damit Ihre Mitarbeiter E -Mails in Ihren Servicezeiten beantworten können. Holen Sie sich frühzeitige Erinnerungen, damit Ihre SLAs immer erfüllt sind. Analysieren Sie die SLA -Ergebnisse über die Berichterstattung.

Dashboards

Erhalten Sie Echtzeitdaten-Update mit integrierten Dashboards. Effektiv zielen Sie auf Agentenleistung, die Wartezeiten der Kunden, die durchschnittliche Antwortzeit und den Datenverkehr neuer E-Mails. Definieren Sie Ihre Ziele und erhalten Sie Warnungen vor Abweichungen.

Berichterstattung

Passen Sie die Berichte nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen an. Laden Sie die Berichte direkt an Microsoft Excel herunter oder lassen Sie sie automatisch und kontinuierlich per E-Mail senden.

Integrationen

„Verbinden“ Ihre bevorzugten Apps wie Shopify, Magento2, WooCommerce usw. Von FocalScope finden Sie relevante Kundendaten wie Kaufhistorie und Bestellstatus.

Organisieren Sie Ihren Posteingang

Erreichen Sie eine effektive Handhabung und Verteilung von E-Mails in Ihren gemeinsamen E-Mail-Boxen. Erhalten Sie einen Überblick über Ordnerstruktur und per E-Mail-Ticketstatus.

Vermeiden Sie die Agent-Kollision

Wenn mehr Mitarbeiter gleichzeitig versuchen, dieselbe E-Mail zu beantworten, wird dies zu einer gelben Warnung kommen. Es soll sicherstellen, dass jeweils nur ein Agent an dem Fall arbeitet.

E-Mail wird als Thread angezeigt

Alle E-Mails im Zusammenhang mit derselben Ticketnummer werden in Form eines E-Mail-Threads angezeigt. Es erstellt eine Übersicht und der gesamte E-Mail-Thread wird automatisch geschlossen, wenn der Fall abgeschlossen ist.

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E-Mail-Regeln

Erstellen Sie Regeln zum Sortieren von E-Mails mit Schlüsselwörtern im Bereich Betreff, E-Mail-Körper usw. Auf diese Weise können E-Mail-Tickets automatisch priorisiert, Agent zugewiesen, Farbe ändern oder in bestimmte Falten verschoben werden.

Virtuelle Konsolidierung

Erreichen Sie eine umfassende Sicht mehrerer E-Mail-Posteingänge mit virtueller Konsolidierung mehrerer Flugblätter, die Ihnen einen umfassenden Überblick übergeben.

Persönliche Ansichten

Jeder Mitarbeiter kann die Menüübersicht problemlos an seine persönlichen Einstellungen anpassen. Der Agent kann auch Lesezeichen für einen schnellen Zugriff hinzufügen.

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Interne Notizen

Fügen Sie jedem E-Mail-Ticket interne Notizen und Erinnerungen hinzu. Dies ist für Kunden nicht sichtbar, erscheint jedoch nur als interne Notiz im Fall.

Ticketaktivitätsprotokoll

Alle Aktivitäten für das einzelne E-Mail-Ticket im System, einschließlich Zeitstempel, Statusänderungen und Agentenaktivitäten.

Kategorien

Sie können Tickets in FocalScope Kategorien hinzufügen. Daher können Sie den Filter und die sortierten Tickets basierend auf Ihren Kategorien mit zugehöriger Berichterstattung basierend.

Geflecht und geteilte Tickets

In einigen Situationen besteht die Notwendigkeit, dass Mitarbeiter mehr Tickets sammeln oder möglicherweise. trennen Sie. Diese Funktion wird auch in FocalScope unterstützt.

Globale Suche

Verwenden Sie Keywords, um bestimmte E-Mails in allen Posteingängen zu durchsuchen. Das Finden von E-Mails ist nicht einfacher.

Suchanhänge

Die Suchfunktion kann auch Anhänge in E-Mails scannen, sodass Sie Texte in Dateitypen wie Word, Excel, PowerPoint und PDF durchsuchen können.

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Schnelle Antwort

Verwenden Sie schnell FocalScope, um E-Mails direkt vom Bildschirm aus zu beantworten, ohne ein neues Fenster zu öffnen. Verwenden Sie Verknüpfungsschlüssel und wählen Sie direkte süße Vorlagen aus.

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E-Mail-Antwortvorlagen

Geben Sie Kunden mit E-Mail-Antwortvorlagen schnellere Antworten. Erstellen Sie E-Mail-Antwortvorlagen, um häufige Fragen von Kunden problemlos zu beantworten.

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Automatische Antwort

Erstellen Sie eine E-Mail-Auto-Umfrage mit einem Sprachmanagement, damit Ihre Kunden die Möglichkeit haben, eine E-Mail-Quittung zu erhalten, wenn sie eine neue Anfrage an Sie senden.

Tickets wiederholen

Möglicherweise haben Sie wöchentliche oder monatliche Aufgaben, die von Ihren Mitarbeitern gelöst werden müssen. Wir haben uns in FocalScope darüber nachgedacht, indem wir automatische Wiederholungstickets über einen Kalender erstellen.

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Erinnerungen

Erstellen Sie eine Erinnerung an E-Mails und erhalten Sie eine E-Mail-Nachricht oder eine SMS-Erinnerung, wenn die Zeit im Inneren ist.

Online-Status des Agenten

Der Online-/Offline-Status des Agenten ist über alle Kanäle hinweg sichtbar. Für Mitarbeiter und Teamleiter ist es einfach, einen Überblick zu erhalten und möglicherweise den Status des einzelnen Agenten für jeden Kanal zu ändern.

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Interner Chat

Mit dem internen Agenten-Chat von FocalScope können Mitarbeiter gleich chatten. Der Chat-Verlauf einer bestimmten E-Mail wird automatisch auf diesem Ticket gespeichert.

Angestellten Training

Wenn ein neuer Mitarbeiter im Training steht, folgen alle Antworten einem Genehmigungsprozess für diesen Benutzer. Es soll in allen Antworten eine hohe Qualität sicherstellen.

Persönliche E-Mail-Boxen

Sie können den Mitarbeitern auch erlauben, ihre persönlichen E-Mail-Konten in FocalScope verfügbar zu haben, um zu vermeiden, dass sie zwischen Outlook und FocalScope hin und her wechseln müssen.

Email signatures

E-Mail-Signaturen Importieren Sie Ihre vorhandenen Unterschriften oder erstellen Sie neue. Die Gruppensignatur ermöglicht dynamische Felder wie Name, Titel, Foto und Telefonnummer, die automatisch abgeschlossen werden, wenn E-Mails beantwortet werden.

Senden SMS

Verwenden Sie die 2-Wege-SMS-Funktion von FocalScope, um enge Kundenbeziehungen zu erstellen. Perfekt für Erinnerungen, Einnahmen und Bestätigungen. Mass-SMS wird ebenfalls unterstützt.

Senden Sie Massen-E-Mails

Geben Sie ausgewählten Benutzern die Möglichkeit, Massen-E-Mails von FocalScope zu senden, indem Sie eine Excel-Vorlage mit den zugehörigen Kunden-und E-Mail-Informationen hochladen.

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Kundenzufriedenheit

Verwenden Sie das integrierte FocalScope-integrierte Kundenzufriedenheitsmodul, um Feedback von Ihren Kunden zu erhalten. Erhalten Sie regelmäßige Statusberichte zum Kundenfeedback fortlaufend.

Dateien speichern

Laden, teilen und verwalten Sie Dateien und Bilder sicher in FocalScope. Senden Sie große Dateien über einen Download -Link an Ihre Kunden.

Dateien anhängen

Kopieren und fügen Sie Dateien und Bilder direkt in E-Mail-Editor ein und fügen Sie sie ein oder verwenden Sie die Maus für „Drag & Drop“ von Dateien und Bildern.

E-Mail-Einreichung

Legen Sie Ihre Anmeldemittel in FocalScope fest, damit ältere E-Mails nach Ihrem Setup automatisch archiviert/entfernt werden.

U

Rechtschreibprüfung

Integrierte Rechtschreibprüfung, damit Agenten hervorgehobene Rechtschreibfehler auf dem Bildschirm leicht korrigieren können.

+

Automatische Übersetzung

Benutzer können E-Mails in ihrer Muttersprache beantworten und FocalsCope automatisch verwenden, um die bevorzugte Sprache des Kunden zu übersetzen.

30+ Sprachpakete

Wählen Sie aus mehr als 30 Sprachen in FocalsCope. Wählen Sie aus dänisch, schwedisch, norwegisch, deutsch, englisch, spanisch, finnisch, holländisch und vielen anderen Sprachen. 

Spam Filter

Vermeiden Sie Spam, indem Sie den integrierten automatischen Spam-Filter von FocalsCope verwenden. Markieren Sie E-Mails wie Spam oder Drücken Sie Unsspam, deren Bedürfnisse entstehen.

Mobile App

Verwenden Sie die mobile FocalScope-App, wenn Sie unterwegs sind. Benutzer können auch Notizen hinzufügen und E-Mails direkt in der App beantworten. Laden Sie die App im Apple App Store oder in Google Play Store herunter.

Ein wenig über die Technik

E-Mail-Protokolle

IMAP, POP3, SMTP, Microsoft-Graph-API für E-Mails, Google Mail OAuth2 für IMAP/SMTP wird in FocalScope unterstützt.

Office365 Rest API

Wir verwenden Microsoft Office365 Native REST-API, um auf gemeinsame E-Mail-Konten unter Office365 zuzugreifen. Möglicherweise möglich für persönliche E-Mail-Konten.

Einmalige Anmeldung

FocalScope unterstützt Single Sign-On über Microsoft Active Directory-Benutzerdatenbank.

Detaillierte Zugriffskontrolle

Aus dem Verwaltungsmodul ist es möglich, die individuellen Benutzerrechte an verschiedenen Flugblättern, Funktionen und Berechtigungen im System anzugeben.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Verwenden Sie 2-Faktor-Benutzer-Login-Genehmigung (2FA) als zusätzliches Sicherheitsniveau.

IP-Beschränkungen

FocalScope kann so konfiguriert werden, dass nur spezifische kundendefinierte IP-Adressen Zugriff auf das System ermöglicht werden können. Diese IP-Beschränkungen sind alle Benutzer oder nur ausgewählte Benutzer definiert.

Erzielen Sie eine effektive Behandlung Ihrer E-Mails

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