E-Mail-Ticketing für besseren Service
FocalScope Optimiert Ihren Kundenservice Mit E-Mail-Tickets Und Workflow.
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Tickets abgeschlossen
Organisieren Sie Ihren Team-Posteingang
Hervorragender Kundenservice Mit FocalScope
Der geteilte Ticket-E-Mail-Posteingang von FocalScope ermöglicht es Ihrem Team zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu lösen, ohne dass Sie sich darum sorgen müssen, dass mehrere Mitarbeiter das gleiche E-Mail-Ticket beantworten. In Fällen, in denen zwei Mitarbeiter probieren auf die gleiche E-Mail zu antworten, erhalten Sie eine Benachrichtigung von FocalScope. Definieren Sie eine Standardstruktur für die Ordner und Sie können loslegen. Sie können einfach priorisieren und wichtige E-Mail-Tickets markieren. Benutzen Sie die On-Hold-Funktion für eine spätere Weiterverfolgung und Erinnerungen. Verschieben Sie Tickets problemlos zwischen Ordnern mit der Drag & Drop-Funktion. Es ist einfach damit zu beginnen und Sie werden sofort davon profitieren.
E-Mails werden als ein Thread angezeigt
Erhalten Sie mit FocalScope einen Überblick über den Posteingang
FocalScope verknüpft gesendete E-Mails automatisch mit der gleichen Ticket-ID. Mitarbeiter können entweder die letzte Nachricht des Tickets oder alle E-Mails des Tickets einsehen. Es ist eine einfach und effiziente Art und Weise Ihren Posteingang zu verwalten. Wenn ein Ticket gelöst ist, wird es gemeinsam mit dem verknüpften E-Mail-Thread aus dem Posteingang entfernt. Sollte eine neue E-Mail für ein bereits gelöstes Ticket eingehen, eröffnet FocalScope das Ticket samt dessen Historik neu. Mitarbeiter können die Maus über das Ticket bewegen, um die Historik der Ticket-Aktivität einzusehen. Alle Ereignisse werden automatisch für Ticket und Mitarbeiter aufgenommen.
Clevere E-Mail-Unterschriften
Erstellen Sie eine professionelle Unterschrift mit FocalScope
In FocalScope ist es sehr einfach Ihre bestehende Unterschrift aus Microsoft Outlook oder jedem anderen E-Mail-Programm zu importieren. Alternativ können Sie mit FocalScope auch neue Unterschriften erstellen. Wir unterstzützen persönliche sowie Gruppenunterschriften. Für die Gruppenunterschriften haben wir Platzhalter aktiviert, die mit der Unterschrift zusammengefügt werden, die allen ausgehenden E-Mails angehängt ist. Das erleichtert den Prozess für Sie. Sie können Platzhalter einfügen, wie z.B.: Name des Mitarbeiters, Titel, Telefonummer, Bild, Chat-Link usw. Es ist alles ziemlich einfach und unkompliziert.
Erstellen Sie eine professionelle Unterschrift mit FocalScope
Erstellen Sie persönliche E-Mail-Konten
Es ist Ihre Wahl! Sie können die persönlichen E-Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter in FocalScope integrieren. Wir schränken Sie nicht ein! Sie können für jeden Mitarbeiter so viele E-Mail-Konten erstellen, wie Sie möchten. Jedes persönliche E-Mail-Konto wird mit der dazugehörigen Unterschrift verknüpft. Es ist einfach und Ihre Mitarbeiter werden keine Zeit damit verschwenden, zwischen Outlook und Focalscope zu wechseln. Das FocalScope-System ist darauf ausgelegt, mehrere Brands integrieren zu können. Verwalten Sie Ihren Kundenservice für all Ihre Brands in einer Applikation.
Erstellen Sie E-Mail-Filter
Automatisches Sortieren von E-Mails in FocalScope
Jede E-Mail wird in FocalScope automatisch nach Schlüssenwörtern im E-Mail-Header und Body gescannt. Basierend auf den Resultaten können E-Mails automatisch priorisiert, in einen bestimmtem Ordner verschoben, farbcodiert und mit einem bestimmten Mitarbeiter verknüpft werden. E-Mail-Regeln können für geteilte E-Mail-Ticket-Ordner sowie persönliche E-Mail-Konto-Ordner eingestellt werden. Wir erstellen ein detailliertes Protokoll der Ticket-Aktivität, so dass leicht rückverfolgen werden kann, weswegen eine bestimmte E-Mail-Regel in Kraft getreten ist. Um eine maximale Flexibilität zu ermöglichen, erlauben wir Mitarbeitern Tickets manuell zu verschieben oder anders zu priorisieren. Alle Mitarbeiteraktivitäten werden ebenfalls im Protokoll der Ticket-Aktivität festgehalten. FocalScope hilft Ihrem Unternehmen Ihren Posteingang besser zu verwalten.
Mitarbeiter-Chat
Erleben Sie die Vorteile vom FocalScope-Chat!
FocalScope ist ein großartiges Tool für Echtzeit-Kommunikation und Zusammenarbeit. Der Mitarbeiter-Chat ermöglicht Nutzern eine Chatsitzung mit einem anderen Nutzer innerhalb von FocalScope zu starten. Die Chatsitzung wird automatisch protokolliert und an die internen Notizen des Tickets angehängt. Das Nutzen vom FocalScope-Mitarbeiterchat macht Teamarbeit leichter, angenehmer und produktiver. Zudem können Mitarbeiter mit Besuchern Ihrer Website chatten.
Vorformulierte E-Mail-Antwortvorlagen
Verkürzen Sie Ihre Antwortzeit, indem Sie E-Mail-Vorlagen benutzen!
Erstellen Sie eine Bibliothek von vordefinierten E-Mail-Vorlagen für vorformulierte Antworten. Das ermöglicht es Mitarbeitern Kunden schnell auf häufig gestellte Fragen zu antworten. Speichern Sie die vorformulierten Antworten und benutzen Sie diese wieder und wieder, ohne sie zu kopieren und in ein anderes Fenster einfügen zu müssen.
SLA-Zeit, zugeordneter Mitarbeiter, Ticketstatus und Ticketnummer können mit der FocalScope-Autoreply-Funktion automatisch an den Kunden kommuniziert werden.
| Vorformulierte Antwortvorlagen | FocalScope |
|---|---|
| Unbegrenzte Anzahl an vorformulierten Antwortvorlagen | |
| Platzhalter | |
| Autreply-E-Mails | |
| Verknüpfung zu Antwortvorlagen |
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Cleverer Arbeiten!
Erhöhen Sie die Qualität Ihres Kundenservice und Ihrer Produktivität mit FocalScope
Kollisionsbenachrichtigung
Diese Funktion vermeidet, dass Mitarbeiter sich gleichzeitig um dasselbe Ticket kümmern. Sobald der erste Mitarbeiter sich das Ticket ansieht, wird dies für die anderen Mitarbeiter sichtbar.
Interne Notizen auf Tickets
FocalScope ermöglicht es Ihnen interne Notizen zu Tickets hinzuzufügen, die nur für andere Mitarbeiter sichtbar sind, und nicht für den Kunden. Fügen Sie Kommentare hinzu und teilen Sie Fortschrittsberichte mit Ihrem Team.
Ticket-Aktivitätsprotokoll
Das Ticket-Aktivitätsprotokoll gibt Ihnen den perfekten Prüfpfad. Das Aktivitätsprotokoll speichert alle Mitarbeiter- und Ticket-Interaktionen. Sie können mit einem einzigen Klick die gesamte Tickethistorik zurückverfolgen.
Terminieren Sie wiederkehrende Tickets
Sie haben vielleicht tägliche, wöchentliche oder monatliche Aktivitäten, die von bestimmten Mitarbeitern erfüllt werden sollen. FocalScope kann automatisch wiederkehrende Tickets erstellen und sie entsprechend mit einem Mitarbeiter verknüpfen.
Globale Suche
Die flexible Suchfunktion kann dazu benutzt werden, die Database tiefgehend und gründlich nach spezifischen Schlüsselwörtern zu durchsuchen und zu scannen. Es wird Ihnen nicht mehr schwer fallen das zu finden, wonach Sie suchen.
Nachschlagen von Kundeninformationen
Ohne jegliches Programmieren können Sie Ihr ERP- oder CRM-System mit FocalScope verbinden. In FocalScope können Mitarbeiter mit einem einzigen Klick Kundeninformationen einsehen. Schnell und einfach.
Mitarbeiterproduktivität
Web-Technologie
Flexible Preise!
Registrieren Sie sich für eine 30-tägige gratis Testphase mit einer UNBEGRENZTEN Anzahl von Mitarbeitern. Spezifische Preise möglich bei Kunden mit hohem Volumen. Kontaktieren Sie uns jetzt!
Preise sehen
Messen Sie SLA
Sichern Sie sich mit SLA schnelle Mitarbeiter-Antwortzeiten
| SLA-Funktionen | FocalScope |
|---|---|
| Definieren Sie unbegrenzte SLA-Richtlinien | |
| Definieren Sie SLA-Geschäftszeiten und Kalender | |
| Definieren Sie SLA, basierend auf Kunden, Kundengruppen und Ordnern | |
| Erhalten Sie frühe SLA-Benachrichtigungen | |
| Messen Sie SLA-Leistung in Reporten |
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team effizient arbeitet und entsprechend der SLA-Prioritäten auf alle E-Mails antwortet. Die flexible SLA-Funktion in FocalScope ermöglicht es Ihnen, SLA basierend auf Kunden und Priorität des Tickets zu berechnen. FocalScope hilft Ihnen die Erwartungen der Kunden zu übertreffen.
E-Mail-Antwortzeit
Die Kunden warten nicht gerne!
Dank der Smartphones in unseren Taschen, sind unsere E-Mails jetzt mobil. Wenn es um E-Mail-Antwortzeiten geht, erwarten die Kunden aufgrund dieser Internetzugänglichkeit eine kurze Antwortzeit. Was ist also eine angebrachte Antwortzeit? Das ist eine gute Frage und es kommt wirklich auf die Branche an. Fakt ist, dass sich die Erwartungen des Kunden beschleuningen.
Bei FocalScope glauben wir daran, dass kurze Antwortzeiten der Schlüssel zum Erreichen von Kundenzufriedenheit sind. Lassen Sie das FocalScope-Helpdesk-System Ihre E-Mail-Antwortzeiten reduzieren. Wir messen die Ergebnisse und liefern diese an Sie.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter zuerst die wichtigen Tickets beantworten
Basierend auf Ticket- und Mitarbeiterverfügbarkeit werden Tickets automatisch an den richtigen Mitarbeiter und das richtige Team weitergeleitet. Definieren Sie Prioritäten, Rundlauf-Verfahren oder fähigkeitsgesteuerte Warteschlangen, um Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten. Automatisieren Sie Ihre Arbeit mit FocalScope-Ticket-Warteschlangen
FocalScope-Prioritäts-Warteschlangen ermitteln automatisch alle Tickets, die als Prioritäts-Ticket qualifiziert sind, und dadurch zuerst behandelt werden. Sie können Verarbeitungsregeln einstellen, um die E-Mails nach bestimmten Schlüsselwörtern zu scannen und diese zu identifizieren, oder sogar, um Kunden als Prioritäts-Ticket zu qualifizieren. FocalScope priorisiert und optimiert die Ticket-Warteschlange um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter auf die dringendsten Fälle fokussieren.
Das FocalScope Rundlauf-Verfahren für Warteschleigen ist dazu optimiert, Tickets an Mitarbeiter zu senden, basierend auf dem FIFO-Prinzip (First In First Out). Sollte ein Mitarbeiter nicht innerhalb der Ticket-Timeout-Zeit auf ein Ticket antworten, wird FocalScope das Ticket an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter umleiten. Gleichzeitig löst dies auch einen Vermerk im Ticket-Aktivitätsprotokoll aus.
Das Ziel der fähigkeitsbasierten Warteschlange ist es, die E-Mailanfrage des Kunden an den entsprechend qualifizierten Mitarbeiter oder das entsprechend qualifizierte Team weiterzuleiten. Mit dieser Methode können Sie das Ticket basierend auf Kundensprache, Ticket-Priorität, Ticketart oder benutzerdefinierten Einstellungen versenden. Der eingebaute Auslöser sichert, dass die Tickets fair zwischen den Mitarbeitern verteilt werden, basierend auf deren Fähigkeiten.
Daten in Microsoft Excel analysieren
Analysieren Sie die Leistung des Kundenservice, indem Sie Kreuztabellen in Microsoft Excel benutzen.
Wir haben eine enge Live-Datenverbindung zwischen FocalScope und Microsoft Excel gebaut, damit Sie Ihre Daten schnell filtern und analysieren können. Wir haben FocalScope mit einem kompletten Set an Best-Practice-Reporten ausgestattet. Diese Reporte sind darauf ausgelegt, Ihnen auf einen Blick Erkenntnisse über Aktivitäten und Leistung in Ihrem FocalScope-System zu verschaffen. Sehen Sie Reporte über Ticket-Lösungszeit und Kundenwartezeit. Verfolgen Sie E-Mail-Antwortzeit und SLA-Leistung. Analysieren Sie die Reporte über Mitarbeiterleistung. Sie können die Reporte auch anpassen. Das Beste an allem ist, dass die Reporte automatisch in Ihren Posteingang gesendet werden können.
Laden Sie die FocalScope-App herunter
Genießen Sie eine Auszeit vom Büro, wenn Sie die FocalScope-App für Android oder iPhone benutzen. Mitarbeiter können ihre Warteschlangen aufräumen. Beantworten Sie E-Mails, fügen Sie interne Notizen hinzu und verteilen Sie Tickets direkt in der App. Das Beste ist, dass die App Push-Benachrichtigungen unterstützt und sofort mit FocalScope synchronisiert wird.
FocalScope hat auch eine webbasierte Version, die dazu benutzt werden kann, Ihr Helpdesk-System direkt im Browser und auf jedem Gerät aufzurufen. Mac, PC und mobile Geräte werden unterstützt.
Optimieren Sie den Kundenservice mit FocalScope
Eine ganzheitliche Kundenservice-Software, die all Ihre Support-Tickets kanalübergreifend verwaltet. Messen und verfolgen Sie Mitarbeiterleistung und SLA für Ihr Team, um einen besseren Kundenservice zu erhalten.
FocalScope-Helpdesk-Software: 5/5 Sterne -
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